Как сохранять письма и вложения из outlook быстрее

0:00, 26 мая 2020
Без рубрики 'Как сохранять письма и вложения из outlook быстрее
0 14 мин.

Сохранить как

Наиболее очевидным, но не обязательно лучшим вариантом является использование опции «Файл – Сохранить как», которая есть во многих версиях программы.

Есть много разных форматов, в которых можно сохранять. По умолчанию в Outlook 2016 используется формат «Message Format – Unicode», который создает MSG-документ.

Полный набор доступных расширений:

  1. Только текст.
  2. OTF – расширение, которое помогает сделать шаблон для новых писем.
  3. Message Format – более старая модификация MSG, которая не поддерживает полный диапазон символов Юникода.
  4. Message Format Unicode – новая форма MSG, которая включает символы Unicode. Рекомендовано воспользоваться этим форматом. Ведь даже простые сообщения могут содержать символы Юникода, например, «смайлики».
  5. HTML – трансформация в веб-страницу.
  6. MHT – также веб-страница, но с изображениями и динамикой, встроенными в один файл.

Стоит обратить внимание, что строка Темы является именем документа по умолчанию

Загрузка и восстановление писем из архива и файла в формате pst

Если у вас есть архив или другой файл с письмами в формате pst, то вы можете быстро выгрузить все данные из него в программу. То есть с помощью PST файла вы можете восстановить утерянные данные или добавить новые, взятые с другого компьютера:

  1. Находясь во вкладке «Главная», разверните кнопку «Создать элемент», перейдите к пункту «Другие элементы» и выберите функцию «Файл данных Outlook».
  2. Укажите путь до файла с письмами.
  3. Дождитесь, пока программа распознает все письма. В панели быстрого перехода к папкам в Outlook появится новый раздел, названный «Архив» или именем загруженного файла, в нём вы найдёте все письма.

Как сохранить письма в Outlook

Сохранение определённых писем

Выборочное сохранение почты — это именно тот способ, который обычно понимают под сохранением письма. Он предназначен для сохранения определённых писем, но ничто не запрещает таким образом сохранять всю свою почту.

  1. Выделите нужное вам письмо (нажмите левой кнопкой мыши, как при открытии) и перейдите во вкладку «Файл».

    Выделите нужное вам письмо и перейдите во вкладку «Файл»

  2. Нажмите «Сохранить как».
  3. Откроется стандартное окно сохранения документа. Сохраните письмо в нужное вам место.

    Выберите папку и сохраните письмо в нужное место

Как выделить несколько писем

Если выделить несколько писем и перейти к сохранению, сохранятся все выделенные. Есть два варианта это сделать:

  • чтобы выделить несколько определённых писем, нажимайте на каждое из них с зажатой клавишей Ctrl;
  • выделить все письма в группе можно с помощью сочетания клавиш Ctrl+A (предварительно нажмите на одно из писем, чтобы команда общего выделения применилась именно к панели с письмами).

Экспорт (сохранение) всех писем в pst-файл

Этот способ подразумевает создание pst-файла, в который войдут все письма и их вложения.

  1. Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт». В Outlook 2010 путь к этому окну будет другим: «Файл» — «Параметры» — «Дополнительно» — «Экспортировать».

    Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт»

  2. Выберите «Экспорт в файл».

    Выберите в открывшемся окне «Экспорт в файл» и нажмите «Далее»

  3. Выберите «Файл данных Outlook» и нажмите «Далее»

  4. Выберите ваш почтовый ящик и отметьте «Включить вложенные папки». Экспорт с нескольких ящиков за один раз невозможен.

    Выберите ваш почтовый ящик и отметьте «Включить вложенные папки»

  5. Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово».

    Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово»

  6. В следующем окне вам предложат поставить пароль на создаваемый файл. Просто нажмите OK.

    Нажмите OK, если не хотите каждый раз вводить пароль, чтобы получить доступ к сохранённой почте

Где Outlook хранит письма

У Outlook существует собственный pst-файл, в который сохраняется вся ваша почта.
Этот файл аналогичен тому, создание которого описывалось выше. Он может быть расположен в разных местах.

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2016 и 2013:

  • диск:\Пользователи\
  • диск:\Пользователи\\Roaming\Local\Microsoft\Outlook;
  • диск:\Users\\Documents\Файлы Outlook;
  • диск:\Пользователи\\Мои документы\Файлы Outlook\;
  • диск:\Documents and Settings\

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2010 и 2007:

  • диск:\Пользователи\\AppData\Local\Microsoft\Outlook;
  • диск:\Пользователи\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

Отложенная доставка

Эта функция позволяет написать письмо сейчас, а отправить его позже. Просто указываете время отправки и забываете о письме — оно дойдёт без вашего участия. Такой возможностью гордится Gmail со своим новым интерфейсом, но она есть и в Outlook.

Напишите новое письмо, укажите адресата и тему, как обычно. Затем нажмите кнопку «Параметры» в окне сообщения и выберите «Задержка доставки». В открывшемся окне установите флажок «Не доставлять до» и укажите дату и время. Можно установить и другие параметры

READ  6 советов, как снимать захватывающее видео на экшн-камеру

Например, пометить сообщение как важное или переслать его копию по другому адресу

Outlook сохраняет запланированные к отправке сообщения в папке «Исходящие», пока они не будут отправлены. Затем письма переместятся в папку «Отправлено».

Если вам нужно отменить задержку доставки или изменить дату и время отправки, откройте папку «Исходящие» и отыщите там своё сообщение. Нажмите «Задержка доставки» на вкладке «Параметры» и измените дату и время в поле «Не доставлять до». Или снимите флажок, чтобы отключить задержку доставки.

Цели установки

Создание резервной копии «Аутлук» может понадобиться не только в качестве перестраховки от системных сбоев. Установка Outlook Backup будет полезна, когда:

есть необходимость , например, при смене адреса;
нужно сменить компьютер

Благодаря использованию Бэкап Outlook возникновение неполадок не вынудит вас отложить работу;
важно предотвратить возможность взлома и неправомерного использования информации.. Для выполнения этих задач сайт Outlook Backup успешно реализует такие функции:

Для выполнения этих задач сайт Outlook Backup успешно реализует такие функции:

настройка программы. Производится при первом резервном копировании с возможностью сохранения. При всех дальнейших обращениях к задаче будут выполняться изначально заданные параметры;
автономность. Запланируйте копирование данных на нерабочие часы или обеденное время, и работа программы не задержит рабочий процесс;
сохранение пользовательской конфигурации. Резервирование контактов Outlook происходит вместе с вашими пометками и установками

Привыкли к собственным настройкам? сайт не даст вам их потерять;
хранение важной документации. Возможность создания резервных копий вложений папки «Мои документы» позволяет сохранять файлы любой конфигурации и размера;
возможность полного или частичного восстановления информации

Полезна, когда вместе с неактуальными файлами случайно было удалено что-то ценное.

Таким образом, программа для восстановления Outlook координирует отправленные и входящие сообщения, вложения и сохранённые документы, календарь и события, диалоги и пользовательские настройки.

Некоторые проблемы с письмами Outlook и их решение

В процессе работы с письмами могут возникать те или иные ошибки или проблемы. Для их устранения требуется выполнить определённые действия.

Непрочитанные письма прочитываются самостоятельно

Если пришедшие вам на почту письма автоматически отмечаются как «Прочитанные», хотя вы их не открывали, то дело в том, что у вас включена функцию, которая показывает, что вы прочитали письмо, если у вас открыта вкладка с ним в течение нескольких секунд. Чтобы отключить эту функцию, необходимо выполнить следующие действия:

  1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к параметрам программы.
  2. Откройте дополнительные параметры программы, нажав на кнопку «Дополнительно».
  3. Кликните по кнопке «Область чтения». Уберите галочку с параметра «Отмечать как прочтённые при просмотре в области чтения» и сохраните внесённые изменения.

Не отображаются старые письма

Письма, прочитанные некоторое время назад, могут перестать отображаться в программе. Чтобы это исправить, выполните следующие действия:

  1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к настройкам учётной записи.
  2. Во вкладке «Электронная почта» кликните по кнопке «Изменить».
  3. В блоке «Параметры автономного режима» перетащите ползунок так, как вам нужно. Если перетащить его до правого конца, то письма будут отображаться всегда, независимо от того, как давно они были получены и прочитаны.

Письма из Outlook можно экспортировать или архивировать, чтобы получить файл, который можно перенести на другой компьютер или передать кому-либо. Из созданного файла можно будет получить данные с помощью любой версии Outlook, используя импорт или создание элемента.

Кодирование

С кодирование все сложнее. Опыта в VBAу меня мало.
Благо в интернете статей много. В итоге получилось вот такой код.

Обратите внимание на две 
переменные:

base_path – это путь, куда будут сохраняться файлы. Все эти
папки должны быть созданы.

file_ext – содержит перечисление всех расширений файлов,
которые будут сохраняться. При необходимости добавьте требуемое расширение.

Подключение и
настройка
.

Нужно выполнить три шага:

1. Разрешить использование макросов

2. Добавить код макроса

3. Настроить правило

Разрешение использования макроса.

1. В Outlook
2010 выберите меню «Файл» и в нём пункт «Параметры»

2. В открывшемся окне выберите в левой части пункт «Центр
управления безопасностью» и в правой части нажмите кнопку «Параметры центра
управления безопасностью»

3. В открывшемся окне выберите в левой части пункт «Параметры
макросов» и выберите пункт «Уведомление для всех макросов».  При этом варианте Outlookбудет
спрашивать разрешение на запуск всех макросов. Если выбрать «Включить все
макросы» — то спрашивать не будет и будет запускать автоматически – а это очень
плохо.

READ  Росянка в домашних условиях выращивание из семян и размножение виды росянки с фото и описанием

4. Нажимайте во всех окнах кнопку «Ок».

Добавляем код макроса

1. В Outlook
2010 выберите меню «Файл» и в нём пункт «Параметры».

2. В открывшемся окне выберите в левой части пункт «Настройка
ленты» и в правой части поставьте галочку слева от слова «Разработчик» и
нажмите кнопку «Ок».

4. В результате у вас появиться закладка «Разработчик».

5. Откройте закладку «Разработчик» и нажмите самую первую кнопку
«VisualBasic».

6. В результате откроется окно редактора «MicrosoftVisualBasicforApplications». У вас это
окно может выглядеть иначе

Но это не важно. 

7. Щёлкните правой кнопкой на проекте и в открывшемся
контекстом меню выберите пункт «Insert».
В открывшемся подменю выберите пункт «Module».

8. В результате откроется окно ввода кода.

9 Скопируйте код выше и вставьте его в окно ввода.

10. Закройте окно «Microsoft Visual Basic for Applications» нажав красный крестик. Система
сама всё сохранит автоматически.

Настроить правило

1. В outlookна закладке «Главная» выберите пункт «Правила» и в
открывшемся меню выберите пункт «Управление правилами и оповещениями». Если такой кнопки не можете найти – разверните окно Outlookна весь
экран.

2. В открывшемся окне нажмите кнопку «Новое».

3. В открывшемся окне выберите пункт «Применение правила к
полученным мною сообщениям» и нажмите кнопку «Далее».

4. В открывшемся окне ничего не отмечайте и сразу нажимайте
кнопку «Далее». Система запросит у Вас уверены ли что правило будет для всех
писем. Отвечайте «Да». При необходимости настройте необходимые правила.

5. В открывшемся окне поставьте галочку у пункта «Запустить
скрипт»

Затем в нижней части окна нажмите на слово «скрипт» и в
открывшемся диалоговом окне выберите «SaveAttachments». Нажмите кнопку «Далее».

6. В открывшемся  окне
нажмите кнопку «Далее»

7. В открывшемся окне укажите имя правила – «Сохранение все
вложений». Если Вам необходимо, что бы правило сразу отработало – поставьте галочку
у первого пункта в шаге №2. Нажмите кнопку «Готово». Outlookсообщит
о том, что это правило будет работать только на этом компьютере  — жмите «Ок».

8. В результате  файлы
будут сохраняться на диск компьютера каждый раз, когда будет приходить письмо с
вложением.

Возможные проблемы

Если у Ваша проблема тут не указана, пожалуйста напишите в
комментариях о ней, что бы я мог помочь Вам с ней.

Не сохраняются вложения.

1. Проверьте наличие созданного каталога. По умолчанию это «C:\Temp\OutlookAttach».
Или создайте эти две папки или измените этот путь в скрипте в переменной «base_path»

Сохраняются не все вложения

1. Проверьте в скрипте в переменной «file_ext» что указано
расширение требуемого файла. Добавьте требуемое расширение в строку в
переменную.

Пересылка прикрепленных писем и как установить это по умолчанию в Outlook

В группе « Ответить » выберите « Другие действия с ответом» . В Outlook 2010 выберите Больше .

Выберите Переслать как вложение .

Или используйте сочетание клавиш Ctrl + Alt + F, чтобы переслать письмо в виде вложения.

В текстовом поле Кому введите адрес электронной почты получателя. В теле письма объясните, почему вы пересылаете письмо как вложение.

Выберите Отправить .

В старых версиях Outlook процесс пересылки электронной почты в виде вложений несколько отличается. Снимки экрана взяты из Outlook 2007. Снимки экрана в 2003 году могут незначительно отличаться, но шаги те же.

Выберите письмо, которое вы хотите переслать в качестве вложения.

Выберите Действия > Переслать как вложение.

Сочетание клавиш для пересылки электронной почты в виде вложения — Ctrl + Alt + F. Используйте этот ярлык после выбора сообщения, которое вы хотите переслать.

Новое переадресационное сообщение открывается, и выбранное электронное письмо прикрепляется.

Введите адрес электронной почты получателя и любое сообщение в теле сообщения.

Нажмите Отправить, когда вы закончите.

Процесс пересылки электронной почты в виде вложения отличается от настольного приложения Outlook. Нет особой опции для пересылки как вложения. Однако вы можете отправить электронное письмо в виде вложения на Outlook.com, выполнив следующие действия.

Выберите Новое сообщение .

На панели « Входящие» перетащите сообщение, которое вы хотите отправить, как вложение к новому сообщению. В новом сообщении появится окно « Удалить сообщения» . Оставьте письмо в этом месте.

READ  Жизнь в «гнезде»: 3 дома на деревьях, которые вас удивят

Отброшенное письмо добавляется к новому сообщению в виде вложения.

Введите адрес электронной почты получателя, тему сообщения (чтобы получатель знал, что оно содержит переадресованное письмо) и любое сообщение в теле письма.

Выберите Отправить, чтобы отправить сообщение с вложенным письмом получателю.

Вы можете установить все перенаправленные электронные письма, которые будут отправлены в виде вложений, по умолчанию в Outlook.

Перейти к файлу .

Выберите Параметры .

Выберите Почта .

В разделе « Ответы и переадресация » выберите стрелку раскрывающегося списка « При пересылке сообщения» и выберите « Прикрепить исходное сообщение» .

Выберите ОК .

Выполните следующие действия, чтобы изменить параметр пересылки по умолчанию в Outlook 2007 и 2003.

Нажмите Инструменты > Параметры .

Перейдите на вкладку « Настройки » и в разделе « Электронная почта » нажмите « Параметры электронной почты» .

В разделе « Ответы и пересылки » щелкните стрелку раскрывающегося списка « При пересылке сообщения» и выберите « Прикрепить исходное сообщение» .

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно « Параметры электронной почты ».

Командная строка

Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:

  • outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
  • outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
  • outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
  • outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.

Особенности

Бэкап почты Outlook доступен для приложений, начиная с 2000 года. Программа имеет низкие системные требования и адаптирована к использованию Windows с 1998 и до новейшей оболочки. В версиях почтового агента с 2007 года доступно сохранение и восстановление деталей офисных программ: панели быстрого доступа и экспресс-блоков. Резервная копия Outlook 2010, 2013 и 2016 сочетают в себе все эти характеристики, к которым добавляется возможность резервирования офисных лент. Программное решение от сайт поможет зарезервировать закладки, заметки и виджеты интернет-браузеров, личную адресную книгу и её настройки, список ненадёжных контактов, установки печати и автозамены, правила оповещения входящих сообщений, личные подписи и множество других пользовательских установок.

Используйте резервное копирование Outlook 2010, 2013 или 2016 — с ним можно насладиться всеми преимуществами безопасной работы и на 100% быть уверенным в сохранности данных.

Outlook — программа, входящая в состав Microsoft Office, предназначенная для работы с электронными почтами и письмами. Чтобы не потерять или перенести письма из программы на другой компьютер или сторонний носитель, их можно сохранить в отдельный файл, экспортировать или заархивировать.

Сберечь в PDF

Adobe PDF – это хороший способ хранения «постоянных» или архивных документов. К сожалению, программа электронной почты не поддерживает экспорт в PDF так же, как в Word, Excel или PowerPoint.

Но печать в PDF доступна из любой программы, которая имеет функцию печати.

Современные версии Windows имеют встроенную функцию «Печать в PDF». Для старых Windows есть утилиты, которые делают то же самое.

PDF-элементы, которые созданы методом «печати», не предназначены для поиска по контенту. Это главный недостаток «печати» в PDF.

Но чтобы создать PDF-элемент из нескольких электронных писем с возможностью поиска, нужно скопировать текст в Word, а затем сберечь их в формате PDF из Word.

Быстрые действия

В умелых руках это невероятно мощный инструмент, который поможет справиться с большими объёмами корреспонденции. Функция «Быстрые действия» позволяет автоматизировать любую последовательность действий и выполнять их одним щелчком.

На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.

Например, можно создать быстрое действие, чтобы переместить выбранные сообщения в определённую папку и пометить их как прочитанные. Или массово ответить своим собеседникам, создав в календаре напоминания о встрече с ними. Включите фантазию.

Оцените статью
Понравилась статья?
Комментарии (0)
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит
Добавить комментарий
Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *