Маленькие хитрости большого office-а: быстрое планирование дел

0:00, 19 мая 2020
Без рубрики 'Маленькие хитрости большого office-а: быстрое планирование дел
0 16 мин.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

Планируйте, что будете делать

Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать

Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Метод 1–3–5

Большое количество дел отбивает желание браться за их

Поэтому многие специалисты по тайм-менеджменту советуют выделять до девяти задач и выполнять их в зависимости от степени важности

Так, незначительные цели можно перенести на другой день, закончив при этом самое главное из запланированных дел. Метод 1–3–5 достаточно прост в использовании, хотя требует некоторого времени и усилий, чтобы выделить задачи.

Как это работает

Каждый день планируйте себе по девять дел: 1 — самая важная задача, всегда будет в приоритете; 3 — дела, которые требуют решения в течение рабочего дня; 5 — мелкие задачи, которые выполняются по возможности.

Не забывайте, что нужно соблюдать количество дел и не превышать его. В противном случае метод окажется неэффективным.

  • Уровень: любитель.
  • Плюс: уже в процессе планирования ненужные задачи отбрасываются и в списке остаются лишь действительно необходимые.
  • Минус: методика не работает в те дни, когда количество важных задач превышает рекомендуемое.

Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.

  1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
  2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data → Validation).
  3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
  4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели

Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет

Поэтому важно адекватно планировать свободное время

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

READ  «бумажное» планирование с формами david seah

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней. 

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

  1. Глобальная цель.
  2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
  3. План на ближайшие 3–5 лет.
  4. Планы на год и месяц.
  5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

  1. Быть инициативным, искать возможности.
  2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
  3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
  4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
  5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
  6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
  7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей. 

Bear

Где посмотреть. На сайте можно ознакомиться с возможностями, скачать версии для MacOS и iOS или расширения для Google Chrome и Firefox.

Сколько стоит. Основные функции бесплатные, а расширенная премиум-версия стоит 1,5 $ в месяц или 15 $ в год.

Для чего. Год назад в телеграм-каналах про IT случился бум постов о Markdown. Это простой язык разметки, с помощью которого из текстового файла создают форматированные документы. Для этих целей уже есть Word и Google Docs, но выглядят они до сих пор довольно скучно. А вот markdown-заметочники не уступают в функциях и выглядят красиво благодаря фирменным иллюстрациям и ярким цветам.

Bear — markdown-программа для тех, кто предпочитает простые интерфейсы. О приложении отзывались как о молескине компьютерной эры, и если вы ищете электронную замену блокноту, то Bear — для вас. Больше всего заметочник подойдет тем, кто много работает с текстом. Приложение представили пользователям как «онлайн-друга писателя» — Bear поддерживает любое форматирование текста, в нем удобно писать имейлы или эссе, составлять черновую верстку и планировать дела. Готовый документ сохраните в нужном формате и отправьте по почте или распечатайте список дел на выходные.

Инструменты для форматирования и экспорта. Редактор разметки поддерживает 20 языков программирования, а форматировать документ можно даже в Word

Bear хорош и для рабочего планирования, и для повседневного: в заметочнике удобно писать скрипт для сайта или составлять список покупок. Рабочее пространство организовано просто: панель управления, список заметок и редактор. В первой колонке переключайтесь между записями и тегами, в средней просматривайте превью заметок, в третьей — редактируйте выбранный файл. Программистам понравится умный поиск и поддержка операторов: чтобы найти заметки с картинками, введите команду @image. А еще Bear автоматически распознает и оформляет код, имейлы и HEX-цвета.

Собираем собаку в отпуск с помощью Bear. В отдельной заметке можно написать более подробную информацию и связать ее с чек-листом

1–3–5

Что такое обычный to-do-лист? Верно, это нумерованный список задач на день (или месяц/год, если речь идёт о долгосрочном планировании). Забудьте об этом.

Попробуйте строить свой список задач по принципу 1–3–5.

Как это работает?

Запишите одну главную задачу, три средних по объёму и важности дела и пять мелких, которые при нехватке времени можно будет отложить на завтра. Сделайте это вечером, чтобы утром чётко представлять, что у вас сегодня на повестке дня

Если ваша сфера деятельности настолько динамична, что вы не можете спрогнозировать (не)появление новых срочных дел, то оставьте несколько троек или пятёрок вакантными. Это позволит вам сделать список задач максимально гибким.

Будьте готовы к тому, что, строя список дел по принципу 1–3–5, не всегда удастся вычеркнуть из него все пункты. К примеру, обстоятельства могут измениться, и выполнение главной задачи в текущий день станет невозможным

Зато вы сможете сделать сет из трёх задач средней важности или пяти — небольшой

Главное преимущество данного подхода — не нужно расставлять приоритеты. Вы априори вносите в список то, что считаете актуальным для следующего дня.

Airtable

Где посмотреть. Программой можно полноценно пользоваться после регистрации прямо на сайте. Если в браузере неудобно, есть версии «at your desk or on the go» — для MacOS и Windows, iOS и Android.

Сколько стоит. Бесплатная версия подойдет для личного планирования, версии за 10 $ — для небольшой команды и за 20 $ — для компании побольше. Подписки отличаются размером облачного хранилища, количеством записей в одном файле и хранением истории.

Для чего. Airtable позиционируют как приложение для таблиц или баз данных. Многие сравнивают его с Excel, но возможностей у Airtable гораздо больше. Облегчит работу команды и фанатичных планировщиков: программа способна заменить CRM и таск-менеджеры, но может оттолкнуть сложным устройством. В Airtable есть готовые органайзеры для всего, программа идеальна для структурирования информации, а вот отслеживать задачи и не пропускать напоминания вряд ли получится. Из-за подобных сложностей использования в Airtable встроили гайды и видеоуроки, которые пошагово описывают правила работы с таблицами.

READ  Склонение слова «бумажный»

Настроить рабочее пространство поможет скринкаст на ютуб-канале «Теплица социальных технологий»

Airtable — это не столько таблицы, сколько удобный каркас для информации с большим количеством функций, возможностью совместной работы, поиском и мобильной версией. Взаимодействие данных — важный плюс инструмента: вы создаете таблицы, которые связаны между собой. Из рабочего пространства программы можно сделать хранилище под конкретные проекты и задачи. В Airtable сложно разобраться с ходу, но разработчики облегчили жизнь пользователям и создали шаблоны для разных целей.

Шаблоны разделили на двадцать одну категорию, в каждой из которых не меньше трех. Представлены таблицы для работы и некоммерческий сектор

Шаблоны для ежедневного планирования авторы Airtable предусмотрели, но они слишком сложные — для простых списков лучше выбрать другое решение. Чек-листов в Airtable нет, только списки с несколькими категориями. Шаблоны Everyday life презентуют как помощники для организации повседневных дел. Вряд ли ресторанный гид, таблица с заявками на поступление в вуз или список для покупки автомобиля вписываются в этот формат, но есть и полезное: список покупок, планировщик меню, коллекция рецептов, шаблон для отслеживания ремонта квартиры.

В категории Creative пригодится шаблон Talent database — пример организации базы контактов или ведения проекта. Event planning — шаблоны для планирования вечеринок и конференций, которые составлены с учетом специфики: для расписания конференции по киберспорту и домашнего турнира по игре на плейстейшн таблицы разные. В Groups, Clubs & Hobbies шаблоны для коллекционирования: каталог книг, копилка иллюстраций и любимых картин — и для списков: любимые кофейни, просмотренные фильмы, контроль авиабилетов для часто летающих пассажиров.

Органайзер для учебы. В описании шаблона указано, что он поможет отслеживать прогресс в изучении нескольких предметов одновременно — от клеточной биологии до римской истории

Еще одна функция, которая помогает пользоваться программой — возможность создавать целые базы данных, связывать таблицы друг с другом и просматривать их в удобном виде: обычная сетка, галерея, календарь, даже канбан.

Чем плохи популярные решения

Приложения для списков, которые уже считаются классикой, надежнее и привычнее большинства новичков, но есть проблема. Среди сотен выпущенных приложений для любой ОС все еще нет простого, универсального решения, которое подойдет для разных потребностей. В этом причина спроса на бумажные органайзеры — кажется, в прошлом году это был самый популярный бизнес в Instagram.

Лист бумаги — эталонный инструмент, максимально простой на вид, но обладающий неограниченными возможностями. В ежедневниках, в отличие от приложений, магия планирования происходит не за счет множества категорий и отслеживания различных параметров. Фанаты структурирования хотят планировать дела на бумаге, потому что формат легко подстраивать под себя — это концептуально простой инструмент для множества задач, который совершенствуется по мере их усложнения.

Ежедневники My special planner: развороты на 52 недели и отдельно все месяцы года, чек-листы для более детальных списков, пустые страницы для заметок

С поиском универсального инструмента связано появление контента о повышении продуктивности. На ютуб-канале «Keep Productive» публикуют нестандартные решения для планирования — ищут новые, комбинируют старые. Один из авторов канала использует девять приложений сразу. Девять! Ни одно из них по отдельности не обеспечивает ему эффективную работу.

И даже у приложений, которые лидируют по количеству скачиваний, со временем что-то идет не так. В 2016 году в Evernote изменили политику: ввели ограничения на количество устройств, повысили стоимость подписок. В Twitter пользователи писали, что разочаровались в сервисе, и выбирали, на какой планировщик «переехать». Программу Wunderlist вовсе закрыли: хотя Microsoft выпустила приложение To-do на замену, на него перешли не все.

Надеемся, что кто-то из разработчиков таки выпустит универсальный инструмент для планирования. А пока тем, кто недоволен стандартными решениями, остается «слепить» из нескольких своего Франкенштейна. Расскажите, какими программами для планирования дел пользуетесь вы?

Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

Todoist + Evernote

Где посмотреть. О Todoist можно почитать на сайте: посмотреть видеоинструкции, ознакомиться с возможностями платных аккаунтов и скачать приложения. В этом смысле разработчики переплюнули конкурентов — кроме версий для iOS, Android, macOS и Windows представлены приложения для смарт-часов и имейл-плагины, чтобы сохранять письма как задачи.

READ  Предложения со словосочетанием «максимум пользы»

Изучить функции Evernote, протестировать шаблоны для заметок и создать аккаунт тоже можно на русскоязычной версии сайта.

Сколько стоит. В Todoist основные функции доступны бесплатно, а еще есть «Премиум» за 230 р в месяц и «Бизнес» для командных проектов. В Evernote бесплатный аккаунт, «Плюс» за 999 р и «Премиум» за 1990 р.

Для чего. Карл Пуллейн, специалист по тайм-менеджменту и личной продуктивности, на личном ютуб-канале рассказывает, как использовать приложения-планировщики на полную. Больше на канале материала про Evernote, а про Todoist Карл даже написал книгу Your digital life and working with Todoist. В одном из роликов автор рассказывает, как эффективно планировать отпуск с помощью связки Evernote + Todoist:

На примере с планированием зимнего отпуска Карл показал, как составить план проекта в Evernote и управлять им в Todoist. Он заранее подготовил чек-лист в Todoist и назначил дедлайн — первый день отпуска. В чек-листе оказался пункт, который выходит за рамки проекта — выбор отеля на севере Японии, — и в приложении нет функции отслеживать его отдельно. Владельцы премиум-аккаунтов могут оставлять комментарии к задаче, добавлять картинки, аудио и файлы с Google Диска — это облегчает отслеживание отдельной задачи, но для полноценного планирования формат неудобный.

А вот с Evernote всё иначе: Карл создал заметку с информацией, которая поможет выбрать горнолыжный курорт. Он нашел сайт, где подробно описывают отель Niseko, прикрепил к заметке ссылку и добавил несколько фотографий, чтобы показать жене. Еще один плюс приложения — масштабируемые картинки: пригодится, если нужно рассмотреть снимок получше.

В Evernote Карл сохранил фото пейзажей для вечерней прогулки, картинку с информацией об аренде лыжного оборудования. В Todoist и большинстве таск-менеджеров такую функцию не предусмотрели

Рядом с фотографиями отелей Карл записал имейл для бронирования номера, а после добавил задачу «Посоветоваться с женой». Выделил ее цветом и расположил так, чтобы ей закончить бронирование. Ниже прикреплена геолокация суши-баров вблизи отеля: Карл нашел рестораны, в которых подают его любимую японскую лапшу, и хочет запомнить адреса. Названия отелей на японском — еще одна причина, по которой заметку можно оставить и по окончании планирования.    

В конце заметки — список задач под заголовком «Что делаем дальше», и это скорее демоверсия — не обязательно выполнять все. Не имеет значения, насколько беспорядочно вы накидаете информацию в заметках, главное сформулировать задачи в конце. Скопируйте их и перенесите в Todoist командой Ctrl + C, Ctrl + V. Приложение предложит добавить пять задач в список — и это одна из причин, почему удобно использовать Evernote + Todoist.

Если попробовать сделать то же самое с Word, задачи не скопируются, а вот с Evernote функция работает

Bullet Journal

В чём главная проблема бумажного планирования? Вычеркнув однажды задачу из списка, забываешь о ней, и никогда не угадаешь, когда детали её реализации (номера телефонов, даты, примечания и прочее) могут вновь понадобиться. Электронные планировщики частично решили эту проблему — большинство позволяют делать ссылки на прошлые задачи, группировать их и т. д. Но как быть тем, кто тачскрину предпочитает приятный шелест бумаги? Веб-дизайнер Райдер Кэрролл придумал систему, которая упорядочивает бумажное планирование. Имя ей — Bullet Journal.

Как это работает?

О системе быстрых записей, придуманной Кэрроллом, Лайфхакер уже рассказывал в одной из прошлых публикаций. Напомним основные принципы.

Первым делом пронумеруйте странички ежедневника. На первой странице сделайте оглавление — оно будет помогать находить нужную информацию. Затем составьте календарь на месяц: числа и дни недели, а напротив — задачи и события, которые точно не изменятся. На другой странице сделайте маркер-список дел на эти 30 дней

При этом важно использовать примечания (чекбоксы, кружочки и прочее), чтобы визуально легче считывать информацию. Таким образом можно составлять список дел и на день, и на неделю

Главное — не забывать вносить номера страниц в оглавление.

Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт» — и вот оно, долгожданное попадание!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Оцените статью
Понравилась статья?
Комментарии (0)
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит
Добавить комментарий
Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *