Маленькие хитрости большого office-а. настройки календаря

0:00, 19 мая 2020
Без рубрики 'Маленькие хитрости большого office-а. настройки календаря
0 13 мин.

Строка подписи

Применимо для: Word 2016, Excel 2016, и PowerPoint 2016

Строка подписи представляет собой простой шаблон текста для документа, который планируется отправить в цифровом виде или распечатать. Этот шаблон включает в себя личную информацию или любую другую информацию, которую подписавший посчитает включить в документ.

Чтобы открыть Подпись для редактирования, в ленте переходим на вкладку Вставка, далее Строка подписи.

Затем настраиваем подпись, заполняя нужные поля: подписывающий, его должность и адрес электронной почты.

После заполнения всех полей цифровая подпись будет вставлена в документ в месте установки курсора мыши. Чтобы её отредактировать нужно нажать правой кнопкой мыши на ней и выбрать в контекстном меню поле Настройка подписи.

Если Вы не желаете использовать инструмент Строка подписи, можете воспользоваться рассмотренными выше экспресс-блоками, настроить свою подпись согласно собственному формату и сохранить его как блок для дальнейшего использования.

Советы по Word

11. Читайте проще

Новый вордовский режим чтения (во вкладке Вид) упрощает просмотр документов, и также он поддерживает управление с сенсорного экрана.

12. Вставляйте видео

 Перетаскивайте видеоролики с YouTube и проигрывайте их из Word

Загружайте онлайн видеоклипы из YouTube или откуда-либо ещё, используя новую кнопку Видео из Интернета на вкладке Вставка.

13. Определяйте слова

Щёлкните правой кнопкой мыши по слову и выберите Определить, чтобы вызвать словарное значение. Вы даже можете получить помощь с произношением, если вам это понадобится. Прим. пер.: в настоящий момент доступны словари для английского языка, для русского языка словари недоступны.

14. Отвечайте на комментарии

Word 2013 позволяет вам отвечать на комментарии в документе и даже «помечать их как готовые», что ускоряет рабочий процесс.

15. Получите улучшенные границы

 Легко копируйте формат границ с помощью инструмента Раскраска границ

Границы таблицы завоевали некоторую любовь в Word 2013 из-за новых функций, таких как инструмент Раскраска границ (для копирования формата границ), который находится в секции Конструктор во вкладке Работа с таблицами.

16. Редактируйте PDF-файлы

Полностью готовый для работы редактор PDF окончательно поселился в Word 2013, хотя у вас в нём могут потеряться некоторые настройки разметки. Отредактированный документ можно сохранить в формате PDF или DOCX.

17. Изменяйте настройки по умолчанию

В новых документах по умолчанию используется шрифт Calibri и двойной интервал. Измените эти настройки, кликнув правой кнопкой по пиктограмме стиля Обычный и выберите Изменить.

18. Используйте преимущества живой группировки

Кликните по объекту и перетаскивайте его по странице, и вы увидите появившиеся светлые линии с зелёными маркерами, которые упрощают процесс построения серии элементов.

19. Попробуйте обтекание текстом

 Используйте всплывающее окно Параметры разметки, чтобы быстро настроить обтекание текстом.

Опции обтекания текстом в Word теперь можно вызвать нажатием на кнопку, которая появляется в правом верхнем углу, когда выбран рисунок.

20. Меняйте списки

Не новое, но хорошее свойство – выделите нужный пункт или пункты списка и нажмите Alt+Shift и стрелку вверх или вниз, чтобы переставить местами пункты в маркированном или нумерованном списке – таким образом отпадает необходимость в вырезании и вставке.

Делитесь своими календарями

При необходимости вы можете сделать так, чтобы другие пользователи смогли просматривать (или даже редактировать) ваши календари. Это полезно, если вы управляете командой коллег и хотите, чтобы они знали о всех грядущих мероприятиях. Или вы студент и создали для одногруппников расписание лекций.

Наведите курсор на нужный календарь на панели слева и нажмите на троеточие. Выберите пункт «Настройки и общий доступ». В открывшемся меню, в разделе «Разрешения на доступ», можно сделать календарь общедоступным (для всех пользователей Сети), добавить отдельных знакомых (для этого вам понадобится их адрес почты) либо скопировать ссылку на календарь, которую потом следует разослать любым удобным способом.

Цифровое удостоверение документа

Применимо для: Word 2016, Excel 2016, и PowerPoint 2016

Цифровые удостоверения, называемые также цифровыми сертификатами, помогают подтверждать Вашу личность и могут использоваться для электронного подписания документов. С их помощью также можно защищать документы, добавляя в них уникальный код, называемый цифровой подписью. Цифровая подпись в документах доказывает получателю, что Вы не являетесь самозванцем и подписанный Вами документ кроме Вас никем не был изменён.

Цифровая подпись это не одно и тоже что и электронная подпись. Она является более сильным инструментом авторизации и шифрует документ для его защиты. Вы можете добавить свои собственные невидимые цифровые подписи в Word, Excel или PowerPoint для защиты этих документов от ненужного редактирования.

READ  Бесплатный интернет. как найти бесплатную wi-fi точку в вашем городе

Чтобы добавить цифровое удостоверение к документу, перейдите на вкладку Файл > Защита документа и нажмите кнопку Добавить цифровую подпись.

После добавления цифровой подписи документа, появляется кнопка Подпись, и теперь файл доступен только для чтения, чтобы предотвратить какие-либо изменения в нём.

Общие советы

1. Запускайте Office из любого места

Используйте вашу учётную запись Microsoft, чтобы запустить копию ваших приложений  Office на других компьютерах (Windows 7 или Windows 8). Залогиньтесь на сайте Office, чтобы использовать Office по требованию.

2. Закрепляйте расположения

Сохраняйте папки, которые вы чаще всего используете, в окне Открыть в любом приложении – используйте значок закрепления справа от недавно открытых рабочих книг или папок.

3. Сохраняйте в SkyDrive

Office 2013 позволяет использовать ваш аккаунт в OneDrive по полной программе, вы можете сохранять ваши файлы в облако, затем получать к ним доступ из любого места и синхронизировать их между компьютерами.

4. Используйте картинки из Flickr и Facebook

 Установите связь между аккаунтами, чтобы иметь возможность вставлять рисунки из Facebook или Flickr

Вставляете картинки из Facebook или Flickr, установив связь между вашими аккаунтами через опцию Изображения из Интернета во вкладке Вставить.

5. Меняйте внешний вид и тему Office

Зайдите на страницу Учетная запись из вкладки Файл в любом приложении, чтобы увидеть выбор опций для изменений фона и темы пакета Office.

6. Меняйте масштаб пальцами

Используете Office 2013 на модном лэптопе или планшете с сенсорным экраном? Двумя пальцами вы можете увеличить или уменьшить масштаб любого документа, так же как и на смартфоне.

7. Добавляйте приложения

Office окончательно присоединился к революции в мире приложений – посетите сайт Office, чтобы найти приложения в дополнение к Word, Excel и Outlook.

8. Удалите Стартовый экран

 Отключите новую супер-классную Стартовую страницу, если вам она не нравится

При запуске приложения Office 2013 по умолчанию показывают динамический Стартовый экран. Чтобы вместо этого увидеть пустой новый документ, выберите Файл и Опции, затем уберите флажок с опции Показывать начальный экран при запуске этого приложения на вкладке Общие.

9. Получите Skype

Если вы подписаны на Office 2013 по подписке 365, вы можете не знать о том, что у вас есть 60 минут бесплатных звонков по Skype каждый месяц.

10. Попробуйте параллельную установку

Как вы уже могли заметить, вы можете параллельно с 2013 версией запускать более ранние версии нужных вам приложений Office (кроме Outlook).

Что Вы хотите сделать?

Применимо для: Word 2016, Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016 и Access 2016

Не так уж мало пользователей, которые знают о поле в самом верху ленты Ribbon Что Вы хотите сделать? Это одно из самых главных улучшений в Microsoft Office 2016.Текстовом поле на ленте — это самый быстрый способ добраться до полезных особенностей офиса, которые скрыты глубоко в его недрах. Введите слово или фразу, которые относятся к тому, что Вы хотите сделать, и Office отреагирует ниспадающим меню с предложенными вариантами. Выберите наиболее подходящую функцию, которую Вы считаете верной, и далее Office сразу же откроет диалоговое окно этой функции. И не нужно ничего искать по вкладкам ленты, особенно если Вы позабыли где находится та или иная функция. Не правда ли, очень удобная фича!

К примеры, написав в поле Параметры можно сразу же открыть Параметры уравнений, до которых можно добраться более длинным.

Советы по PowerPoint

31. Проверьте Режим докладчика

Режим докладчика для дополнительных экранов даёт вам больше гибкости, включая функцию увеличения определённого места на слайде.

32. Переходите на широкие экраны

 Переводите ваши слайдшоу в современную эру широкоформатных экранов с отображением 16:9

Если ваш экран – широкоформатный с соотношением сторон 16:9, сделайте ваши слайды также с соотношением сторон 16:9, через выпадающий список под кнопкой Размер слайда во вкладке Дизайн.

33. Исследуйте панель Формат

Откройте панель Формат (правый клик на объекте и выбрать Формат фигуры) и она автоматически изменится, чтобы показать функции, доступные именно для выбранного в данный момент объекта.

34. Добавьте фоновую музыку

 Используйте функцию Воспроизводить в фоне, чтобы музыкальный трек играл на протяжении нескольких слайдов

READ  Как установить водонагреватель накопительный электрический

Вставьте аудиотрек, который будет проигрываться во время показа вашей презентации, с помощью функции Воспроизводить в фоне на вкладке Воспроизведение.

35. Отфильтровывайте фотографии

Выберите «фотографии» при поиске в диалоговом окне Изображения из Интернета, чтобы исключить иллюстрации и клип-арты из результата.

36. Экспортируйте в видеоформат

 Вы можете сохранить ваши презентации PowerPoint как видеоролик

Выберите Экспорт в меню Файл, чтобы сохранить вашу презентацию PowerPoint как видеоклип в формате MP4, в котором сохранятся в том числе и эффекты переходов, и медиа-файлы.

37. Изменяйте темы

Вы можете выбрать тему оформления презентации во вкладке Дизайн, но вы сможете изменить в ней цвета, шрифты и эффекты через блок Варианты.

38. Создавайте пользовательские объекты

Выделите два или больше стандартных объекта, затем выберите Группировать объекты на вкладке Формат, чтобы объединить их в пользовательский объект.

39. Подбирайте цвета

В функции Заливка в PowerPoint 2013 вы можете использовать инструмент Пипетка, чтобы подобрать цвет из любого места в презентации.

40. Добавляйте презентации

Обратитесь к обновлённому веб-приложению PowerPoint, чтобы встраивать вашу презентацию на любые веб-страницы, сохранив эффекты переходов и анимацию.

Тэги: MS Word, инструменты, презентации, советы

Статистика удобочитаемости

Применимо для: Word 2016 и Outlook 2016

Лучший способ сделать Ваши документы и сообщения электронной почты более удобным для чтения — использование подсчёта знаков, слов, абзацев в оптимальном количестве. Для этого Office 2016 предлагает использовать статистику удобочитаемости, чтобы измерить уровень читаемости Ваших документов. Microsoft Outlook и Microsoft Word используют два способа измерения:

  1. Удобочитаемость по Флешу
  2. Школьный уровень по Флешу-Кинкейду

Проверка удобочитаемости по Флешу
В этой проверке текст оценивается по 100-балльной шкале. Чем выше значение, тем проще понять документ. Для большинства стандартных файлов следует добиваться значения от 60 до 70 баллов.

Формула расчета показателя удобочитаемости по Флешу:

206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)

где

  • ASL = средняя длина предложения (число слов, деленное на число предложений)
  • ASW = среднее число слогов в слове (число слогов, деленное на число слов)

Школьный тест по Флешу-Кинкейду

Этот текст используется для оценки текстов на экзаменах в школах США. Например, значение 8,0 означает, что этот документ может понять ученик восьмого класса. Для большинства документов следует добиваться уровня от 7,0 до 8,0.

Формула для школьного теста Флеша-Кинкейда:

(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) – 15.59

где

  • ASL = средняя длина предложения (число слов, деленное на число предложений)
  • ASW = среднее число слогов в слове (число слогов, деленное на число слов)

Включить статистику удобочитаемости можно следующим образом:

В Word 2016: Перейти в ленте Файл > Параметры и нажать кнопку Правописание. Далее включить флажок Показать статистику удобочитаемости. Тут же строкой выше убедитесь что флажок Во время проверки орфографии также проверять грамматику тоже установлен.

В Outlook 2016: Перейдите в меню Файл > Параметры и нажмите кнопку Почта. Далее нажмите на кнопку Орфография и Автозамена.

Теперь после проверки орфографии в документе Вы увидите окно со статистикой удобочитаемости.

Советы по Excel

21. Используйте мгновенное заполнение

Дайте Excel 2013 несколько примеров в верхней части колонки (например, имена), и он сможет скопировать формат в нижнюю часть колонки. Для справки смотрите блог Microsoft Office (на английском языке).

22. Воспользуйтесь предпросмотром

 Инструмент Быстрый анализ позволяет вам увидеть предпросмотр форматирования и других параметров

Выделите группу ячеек и кликните кнопку Быстрый анализ (правой кнопкой), чтобы увидеть предпросмотр предлагаемых диаграмм, форматирования и итогов по этим данным.

23. Смотрите подсказки по горячим клавишам

 Нажмите кнопку Alt, чтобы увидеть подсказки по быстрому вызову с клавиатуры

Нажмите Alt, чтобы увидеть буквы, которые появятся над каждым объектом ленточного меню – нажмите соответствующую кнопку на клавиатуре, чтобы активировать опцию.

24. Попробуйте рекомендуемые диаграммы

Используйте кнопку Рекомендуемые Диаграммы во вкладке Вставка, чтобы увидеть выбор диаграмм, которые Excel считает оптимальными для данных, которые вы выделили.

25. Используйте предпросмотр стиля диаграмм

Выберите диаграмму, щёлкните по кнопке с кисточкой, и вы сможете увидеть изменения в стиле и цветах диаграммы, без внесения этих изменений.

26. Фильтруйте по временным отрезкам

Excel 2013 позволяет вам быстро создавать фильтры по временным отрезкам для любых колонок с данными в сводных таблицах или диаграммах (эта функция находится во вкладке Инструменты сводных таблиц).

READ  Подарки на 23 февраля своими руками: 8 небанальных идей

27. Используйте создание формул вручную

Excel делает попытку заполнить ваши формулы в предлагаемом по умолчанию варианте, но вы можете отключить эту функцию через вкладку Формулы в диалоговом окне Параметры, в который можно попасть через меню Файл.

28. Открывайте много окон и перемещайте их в любом порядке

Excel 2013 объединяется с Word и PowerPoint, открывая каждый файл в новом окне (и окне Панели задач), упрощая их расстановку на экране.

29. Добавляйте колонтитулы

 Откройте инструмент Колонтитулы, чтобы добавить изображение в качестве подложки

Вы можете добавлять подложки в электронные таблицы, хотя видно их будет только в режиме Разметка страницы – просто загрузите изображение как колонтитул (Вставка –> Колонтитулы).

30. Производите быстрые подсчёты

Выделите группу ячеек, чтобы увидеть среднее значение, количество ячеек и сумму всех выбранных значений в правом нижнем углу.

Проверка читаемости

Применимо для: Word 2016, Excel 2016, и PowerPoint 2016

Проверка читаемости поможет Вам создать отлично читаемый контент для людей с ограниченными возможностями. Этот инструмент выступает как некий отчёт проблем, которые он находит в документе, а также объясняет, почему каждая проблема может вызывать трудности для людей с инвалидностью.

Например, для изображения отсутствует альтернативный текст, что в случае проблем с изображение сделать его трудным для чтения с экрана и визуального восприятия человека.

Для обычных людей Проверка читаемости может помочь найти лишние пробелы в тексте или пустые строки, или даже посоветует как лучше разместить таблицу в тексте, подскажет об отсутствии заголовков или проблем форматирования.

Чтобы воспользоваться Проверкой читаемости, перейдите в Файл > Поиск проблем > Проверка читаемости.

Результаты Проверки читаемости отображают потенциальные проблемы и решения о том, как решить любые вопросы в документах.

Создавайте отдельные календари для разных нужд

По умолчанию Google предоставляет вам только один календарь, в котором и скапливаются все ваши мероприятия. Если вы будете активно им пользоваться, то рабочие задачи и встречи, домашние дела и личные события перемешаются и превратятся в настоящую свалку.

Поэтому лучше создавать несколько календарей под разные типы событий. Для этого нажмите на значок шестерёнки сверху и зайдите в настройки. Там выберите опцию «Добавить календарь» → «Создать календарь». Укажите название и, если это необходимо, описание. Так можно будет держать рабочие дела в одном календаре, расписание тренировок — в другом, дни рождения — в третьем и так далее.

Простые исправления

Применимо для: Word 2016

Когда над одним документом работает команда специалистов, при этом документ корректируется в режиме рецензирования, то постепенно сносок на автора изменений становится настолько много, что начинает рябить в глазах. Запись исправлений в режиме Исправления в Word 2016 позволяет скрыть авторов рецензии. Для этого нужно всего лишь нажать на серую вертикальную линию и автор сделанной рецензии будет скрыт. Если нажать ещё раз, Все исправления снова будет показаны: линия снова станет красной и автор будет снова показан.

Кроме того, можно дополнительно выбрать какие именно исправления будут показаны в режиме Все исправления

40 советов, хитростей и подсказок по удобному использованию Office 2013

14.05.2015

Возможно, вы ещё не успели попробовать в работе Office 2013, либо пользуетесь именно им, но не изучили пока всех его многочисленных особенностей и фишек. Дэвид Нилд (David Nield) делится секретами по эффективному и удобному использованию пакета Microsoft Office 2013.

Пользуетесь ли вы отдельными приложениями, всем пакетом Office 2013 или же подписались на Office 365, в этих (относительно) новых версиях Word, Excel и PowerPoint появилось много фишек, за которые их можно полюбить.

Если вы сделали решительный шаг в сторону этих приложений, которые теперь выглядят по-новому и поддерживают сенсорные экраны, наши советы и хитрости помогут вам продвинуться дальше – а изучать тут есть что: от подгонки интерфейса до встраивания онлайн-клипов.

Мы постарались сосредоточиться на новых особенностях Office 2013 (хотя вы и найдёте несколько советов, которые подойдут для любой версии), предоставив сочетание простых подсказок и более углублённых хитростей, которое будет доступно пользователю с любым уровнем знаний.

Оцените статью
Понравилась статья?
Комментарии (0)
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит
Добавить комментарий
Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *