Обои hi-tech

0:00, 27 мая 2020
Без рубрики 'Обои hi-tech
0 19 мин.

Немного об авторе

Напоследок немного о самом авторе. Дэвид Аллен (род. 28 декабря 1945 г., Шривпорт, США) – эксперт, консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности. В подростковом возрасте увлекался риторикой, выиграл чемпионат штата Луизиана по дебатам. В университете специализировался на изучении американской истории. По окончанию колледжа Д. Аллен довольно долго искал свое место в жизни. По его собственному заверению, он поменял не меньше 35 профессий до 35 лет. Список занимаемых им должностей действительно внушительный, а временами даже экзотичный. Будущий тренер работал официантом, поваром в ресторане, учителем каратэ, магом, токарем, продавцом витаминов и мопедов, турагентом, менеджером по туризму, ландшафтным дизайнером. В 1980-е он начал разрабатывать программы обучения для менеджеров и руководителей корпорации Lockheed.

Сегодня Д. Аллен возглавляет собственную компанию, занимающуюся коучингом в области эффективного управления и продуктивности. Сам Аллен очень редко проводит публичные семинары. Также является одним из основателей Actioneer Inc, компании, которая специализируется на производстве офисных принадлежностей.

Аллен написал три книги – уже известную «Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity» и «Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life»,а также «Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life».

Когда-нибудь может быть

Есть задачи, которые на данный момент не актуальны, непонятно, будут ли они актуальны в дальнейшем, но вероятность такая есть. Такие задачи помещаются в отдельный список.

В онлайн-органайзере TimeMaster Вы можете организовать такие списки за секунды с помощью контекстов.

Дэвид Аллен рекомендует отказаться от классического жесткого планирования дня, когда весь день расписан по минутам. Такое планирование редко применимо на практике, поскольку Вас могут в любой момент отвлечь, а планы могут поменяться.

Дэвид считает, что задачи делятся на жесткие и гибкие.

Гибкие задачи идут простым списком. Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К этой категории относится большинство задач у среднестатистического человека.

Жесткие задачи – это задачи, которые привязаны к конкретному времени. Например, встреча, конференция, запланированный звонок, истекает срок выполнения задачи.

Имеет смысл оставить в календаре только жесткие задачи. В начале дня Вы просматриваете свой список календарь и список задач. Удобнее всего, когда список задач и календарь располагаются на одной странице. Так проще планировать. Если в начале дня жестких дел не запланировано, то Вы можете выполнять гибкие задачи по порядку: в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов Вы выполняете задачи от самых приоритетных к менее приоритетным. Как только пришло время жесткой задачи, Вы прерываетесь, выполняете жесткую задачу, после чего опять возвращаетесь к выполнению задач по списку. Это самый гибкий, простой и удобный способ планирования при работе с большим количеством дел.

На странице “Рабочий день” онлайн-органайзера TimeMaster Вы можете видеть список задач и календарь на одной странице.

WunderList — обзор программы

С помощью приложения WunderList можно просто и быстро составить список дел на день, месяц и даже год, создать повторяющиеся напоминания, отмечать закладкой особо важные, помечать их как выполненные по мере надобности.  При всем этом программа будет хранить записи не только на локальном компьютере, где она установлена, но так же и на сервере проекта. Следовательно, доступ к списку Вы сможете получить всегда, где бы ни находились. Вообще, эта программа — торжество простоты и хорошего вкуса. Ее я бы рекомендовал всем, кто только начал вести жизнь «по планировщику», ибо ничего лишнего в программе нет.

В дополнение к простому интерфейсу несколько великолепных обоин на выбор — вроде бы мелочь, но здесь впервые разработчики догадались внести разнообразие в оформление скучных todo-листов

Все-таки настроение тоже очень важно при выполнении дел

Примечание:
Стоит отметить, что WunderList всеядна и может работать как с Windows, Linux и Mac OS, так и на смартфонах, работающих под управлением мобильных ОС Windows Phone и Android. Также существуют версии приложения для iPad, iPhone и Blackberry и работающие через веб-интерфейс. Что еще удобней, она умеет синхронизировать все данные между мобильным устройством и компьютером, т.е. если Вы добавили задачу на телефоне, то Вы потом увидите её и на компьютере. И наоборот. Удобно, поверьте мне.

После установки утилиты всего парой кликов мышки программа попросит авторизоваться, введя логин и пароль, если таких у Вас еще нет, значит Вы не зарегистрировались на сайте проекта, поэтому кликаем по кнопке “Register”. Далее проходим стандартную процедуру регистрации, после чего получаем свой собственный аккаунт на проекте. Разработчики приложения постарались и создали тестовый список дел, чтобы нам было легче разобраться в работе программы.

Созданную задачу сразу же можно привязать к определенной дате. Для этого наведите на нее курсор мыши и щелкните по появившемуся значку часов. На экране вашего монитора появится окно календаря, укажите в нем год, месяц и день, в которые необходимо выполнить задачу.

Если Вам нужно больше дисциплины, тогда присвойте своей задаче временные рамки (задается в настройках задачи). Также можно добавить описание, напоминалку и указать приоритет. Приоритет продуман лучше всего, он или есть, или нет, никакой вам десятибальной шкалы, никаких звездочек и т.п.

Задач в программе WunderList можно создавать несметное количество, и чтобы не запутаться в них, можно применять различные виды сортировки, помечать дела и даже скрывать, например, те, до выполнения которых есть еще много времени. Для этого в приложении имеются различные фильтры сортировки (поэкспериментируйте сами).

Если нужно быстро найти старую задачу, есть поиск по датам или по меткам. В WunderList Вы можете немного кастомизировать внешний вид – в наличии 12 фонов для подложки. У программы есть такая возможность, как открытие доступа к списку дел для друзей или коллег. Причем те, с кем Вы решили поделиться своим списком, смогут вносить в него изменения и даже добавлять новые задачи, разумеется, с Вашего позволения (однако им придется обзавестись этой софтинкой на своем ПК).

READ  Лайфхакер-2012: 10 лучших видео года

Чтобы открыть доступ друзьям и коллегам, подведите курсор мыши к категории задач, которую хотите сделать доступной, и нажмите на появившийся (в виде двух силуэтов людей) значок (см. изображение).

В открывшемся диалоговом окошке введите через запятую почтовые электронные адреса тех людей, которым открываете доступ. Нажмите кнопку “Отправить приглашение”. Если же Вам просто нужно показать кому-то свой список дел, то выберите нужную категорию и кликните по значку в виде облачка, находящегося в верхней части окна программы, затем кликните по “Да”, тем самым подтвердив желание опубликовать свой список дел. Программа WunderList загрузит его на свой сервер и предоставит специальную ссылку. Поделитесь ею с друзьями, и они смогут посмотреть Ваши задачи у себя на ПК через обычный браузер. Кстати, список будет храниться на сервере в течение 30 дней.

Настроек самого приложение не так уж много

Самой важной настройкой мне показались фоны. Их много, и все их хочется поставить одновременно

К сожалению, возможен только один. Доступны английский и немецкий языки. Также можно добавлять задачи, просто отправив строчку текста на e-мейл.

Теперь пару слов об интерфейсе.

В вебе Вы получаете те же возможности, что и в приложении, а значит – можете смотреть свои задачи на «временных» компьютерах, на работе – где угодно. И, пожалуй, стоит еще раз напомнить, что платите Вы за такой функционал ровно 0 рублей, 00 копеек. По-моему, это лучшая (без заморочек) бесплатная программа для ведения дел и отслеживания задач, если знаете лучше – пишите!

How We Choose the Best GTD Apps

The apps on this list all meet three basic requirements. First, they have features that are specific to GTD, such as the ability to add context to tasks. Second, they’re accessible on more than one platform, because it’s important to be able to refer to your GTD list no matter where you are. (In a perfect world, we’d favor apps that are available on as many platforms as possible, but among GTD apps, some of the better ones are for macOS and iOS only.) Third, they have to be intuitive to use and well designed, so people will actually use them. That’s something we determined through hands-on testing.

A little more on the first point: As many followers of GTD know, some apps are specifically designed for the method while others are flexible and can be used for it if you set them up for that purpose. For example, note-taking app Evernote wasn’t designed specifically for Allen’s method, but you can easily configure the settings and features to use Evernote for GTD. Nevertheless, we don’t include apps of that nature here.

So, all that said, here, in alphabetical order, are the 10 best apps for GTD.

Программные решения таск-менеджеров

Время — деньги? Нет, время много дороже!
Время — это наша жизнь, а она бесценна! (с)

Начнем с того, что, надеемся, для многих при выборе программы по отслеживанию дел одним из главных критериев выбора стало правило — «программой должен управлять ты, а не она тобой». Например, обычный пользователь не готов тратить кучу времени на изучение мануалов, справок и прочей писанины, если рядом есть более удобный и интуитивно понятный  софт. Кроме того, органайзером надо пользоваться для достижения целей, а не по принципу «органайзер ради органайзера». Что ж, с одним из главных критериев определились, это, так сказать, интуитивность. Добавим сюда наши классические требования, а именно, бесплатность + поддержку русского языка (по возможности), и можно смело приступать к рассмотрению участников нашего обзора.

Основной плюс подобных программ то, что все свои дела можно доверить этакой утилите-интеллектуалочке, которая всегда с тобой в нужном месте, в нужное время, которая подскажет, что можно или нужно сделать, с кого пора спросить результаты и все такое прочее.

Сразу поясню, что у меня нет цели описывать весь набор заложенных функций в программах, участвующих в обзоре. Цель – познакомить Вас с подобного рода софтом и выделить индивидуальные особенности каждого, дабы Вы могли подобрать что-то под себя, свои задачи и потребности.

Итак, первая на раздаче программа..

Как доводить дела до завершения

Getting Things Done – методика повышения личной эффективности, разработанная и описанная в одноименной книге Дэвидом Алленом. Чаще встречается аббревиатура GTD. В Википедии говорится, что в переводе фразы с английского языка на русский ошибочно употребляется формулировка «приведение дел в порядок» (с таким названием в российском переводе издавалась книга), в то время как нужно «доведение дел до завершения». Любопытным фактом является также то, что русскоязычная и англоязычная Википедии расходятся в трактовках самого понимания методики GTD: первая называет ее самостоятельной и ограниченно связанной с управлением временем, вторая же утверждает, что GTD – метод в рамках тайм-менеджмента.

Многие специалисты отмечают специфический стиль изложения, присущий Аллену. Его идеи, в отличие от идей, выдвигаемых Стивеном Кови в «7 навыках высокоэффективных людей», не вдохновляют, а дают строгое и подробное описание алгоритма. В отличие от Кови, который не лишен философской рефлексии и требует четкой формулировки миссии с охватом основной цели жизни, Аллен наоборот строит систему «снизу вверх». Он убежден: чтобы изменить свою жизнь, нужно начинать не с глобальных задач, а с наведения порядка в самых незначительных окружающих мелочах.

«Я рекомендую вам действовать по принципу «с места в карьер», – так автор описывает применение собственного метода. По словам Аллена, нужно не просто прочитать и взять на заметку, нужно реально начать пользоваться, ведь это не требует специальных навыков, а результат себя ждать не заставит.

READ  Сколько розеток должно быть в каждой комнате

Итак, вооружившись советом от автора, мы и подошли к самому главному: к вопросу о сути метода доведения дел до конца. Многие критикуют концепцию GTD за сложность и непонятность, что, в тоже время, не мешает каждому выработать свою собственную систему, взяв на вооружение лишь некоторые постулаты. Ниже приведены именно такие рекомендации из книги «Getting Things Done»:

GTD: что это такое

GTD (Getting Things Done) — методология для организации и контроля задач. Ее придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению. Она нужна, чтобы не только планировать, но и доводить намеченные дела до конца.

GTD часто относят к тайм-менеджменту: если ее правильно применять, система помогает успевать больше и бороться с многозадачностью.

Что почитать о тайм-менеджменте:

  • Как выиграть время: пять уровней тайм-менеджмента в digital.
  • Как управлять временем по методу Pomodoro: объясняем на томатах.

Принципы GTD, без соблюдения которых ничего не работает

Ничего не держать в голове

Главный принцип, на котором строится вся методология. Все нужно фиксировать. Даже мелкие задачи и то, что кажется неважным.

Проще значит лучше

Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом. Если вы любите блокноты, то ведение дел в приложениях и таск-менеджерах не упростит вам жизнь, а скорее наоборот.

Думать о решении

Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.

Одна задача в один момент времени

По системе GTD многозадачность — препятствие. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет.

Составить список действий

Набросанные в таск-менеджере или календаре задачи не решат все проблемы. Нужно воспринимать каждую из них как список конкретных действий, тогда с ними будет проще работать.

Getting Down To Doing

When I read Getting Things Done I was compelled by the ideas. Before Trello, however, I found myself struggling with a bunch of systems and software, none of which really worked for me.

If you’re interested in the GTD idea but have struggled to make it work, I encourage you to try it out. Implementing GTD using Trello helps me stay organized and avoid distractions. The exact way I’ve done it might not perfect for you; perhaps you have some tweaks that match your particular workflow or style.

If you try it out and have a different spin or ideas for improvement, I’d love to hear from you—please feel free to give your take in the comments!

Организация пространства

Одна из первых рекомендаций, высказанных в книге. По мнению Аллена, рабочее место сродни контрольному пункту, с которого каждый день начинается путь. Суть здесь весьма абстрактна – дело даже не столько в том, чтобы рабочее место не было завалено бумагами и разбросанными офисными средствами (это требование общее для всех, кто прибегает к тайм-менеджменту), а в том, что нужно организовать его максимально «под себя», под свой род деятельности и нужды. Есть и конкретика: методика GTD подразумевает наличие, кроме письменного стола, разумеется, следующих атрибутов:

  • лотки для бумаг (хотя бы штуки три);
  • пачка бумаги формата А5;
  • ручка или карандаш;
  • клейкие листочки (~8 x 8 см.);
  • скрепки;
  • прищепки для больших пачек бумаги;
  • стэплер;
  • скотч;
  • ластик;
  • аппарат для наклеивания этикеток;
  • папки для бумаг;
  • ежедневник;
  • мусорная корзина.

Как работает эта методика

GTD основана на системе списков, с помощью которых вы систематизируете всё, что приходит вам в голову. Чтобы внедрить её в свою жизнь, нужно фиксировать и обрабатывать поступающую информацию. Кроме того, понадобится завести такие списки: «Входящие», «Следующие действия», «Лист ожидания», «Проекты» и «Когда-нибудь». Всё, что требует вашего внимания, сначала будет попадать во «Входящие», а затем перейдёт в один из других списков.

1. Сбор

Собирайте всю информацию, требующую вашего внимания: от писем, на которые нужно ответить, до гениальных идей, которые приходят вам в голову, пока вы принимаете душ. Местом сбора может быть бумажный блокнот, приложение или электронная почта, на которую вы будете отправлять письма самому себе.

Когда вы только начали использовать методику GTD, постарайтесь освободить голову от всей накопившейся информации. Запишите всё, что вам нужно или хочется сделать, всё, что занимало вас последние несколько дней или недель, мешало сосредоточиться или вспоминалось в неподходящий момент.

2. Обработка

Обдумайте накопленную информацию. Это главное правило работы всей системы. Делайте это регулярно, чтобы её не собиралось слишком много. Для обработки информации задайте себе ряд вопросов.

  • Это решаемо? Вы спрашиваете себя, можно ли что-то сделать, чтобы убрать этот пункт из списка. Если нет, удалите его или переместите в список «Когда-нибудь». Полезную информацию, с которой ничего не нужно делать, например рецепт или интересную статью, сохраняйте в отдельном месте. Вещи, которыми вы хотите заняться в далёком будущем (выучить японский, написать книгу), переносите в список «Когда-нибудь», чтобы они не занимали место среди «Следующих действий».
  • Можно ли завершить дело за один шаг? В GTD всё, что требует больше одного шага, называется проектом. Если у вас во «Входящих» есть несколько связанных задач, создайте для них отдельный проект. Добавьте его название в свой список проектов и выберите одно действие для добавления в «Следующие».
  • Займёт ли дело больше двух минут? Если нет, выполните его сразу же. Это быстрее, чем добавлять его в список следующих задач или делегировать кому-то. Если на выполнение дела нужно больше времени, подумайте, можете ли его сделать только вы или можно его кому-то передать.
  • Можно ли его кому-то делегировать? Если да, делегируйте. Когда нужно отследить выполнение, перенесите пункт в «Лист ожидания». Если делегировать задачу нельзя, добавьте её в свой календарь или в список «Следующие».
  • Есть ли конкретный срок выполнения? Если да, добавьте это в свой календарь. Не записывайте туда всё, что хотите сделать за день. Вносите только то, что нужно сделать обязательно: визит к стоматологу, совещание, перелёт. Если конкретного срока нет, перенесите дело в «Следующие действия».

3. Организация

Рассортируйте всё по местам: в один из пяти списков, в папку с полезной информацией на будущее, в календарь или в мусор.

READ  16 идей декора интерьера, для воплощения которых нужно лишь немного фантазии и умения

В «Лист ожидания» добавляйте любые дела, которые по какой-то причине застопорились. Например, когда вы не можете продолжить, пока не получите ответ на своё письмо, или когда вы ожидаете доставку. Не забывайте рядом с каждым пунктом указывать дату.

В «Следующих действиях» должны быть задачи, которые нужно выполнить как можно быстрее. Формулируйте их как выполнимые физические действия , так будет легче взяться за дело. Например, лучше записать «позвонить Лене и договориться, чтобы она посидела с ребёнком в четверг вечером», чем «устроить, чтобы с ребёнком кто-то посидел», хотя по сути это одно и то же.

В идеале к каждому пункту в «Следующих» нужно добавлять контекстный тег. Он подскажет, где вы должны быть, с кем, что вам нужно взять с собой. Например, у вас могут быть теги «покупки», «на работе», «с детьми», «телефон», «компьютер»

Также можно указывать, сколько у вас времени на это дело или какой у него приоритет по важности. Тогда при необходимости вы сможете быстро отсортировать все дела по тегам

4. Обзор

Раз в неделю обязательно проверяйте все списки. Чем дольше вы оставляете дела во «Входящих», тем сложнее потом будет с ними разобраться.

  • Для каждого проекта должно быть определено одно следующее действие.
  • Каждый пункт в «Следующих» должен быть чем-то, что вы хотите сделать на предстоящей неделе. Всё лишнее переносите в список «Когда-нибудь» или удаляйте совсем.
  • Время от времени старайтесь перенести что-то из списка «Когда-нибудь» в «Следующие действия».

5. Выполнение

Действуйте! Если вы правильно организовали свою систему, это будет самый простой шаг. Регулярно повторяя первые четыре шага, вы будете полностью уверены, что все дела в списке необходимы вам, чтобы добиться прогресса и приблизиться к своим целям.

Послесловие

Вот мы медленно и верно подошли к морали статьи (да-да, у нее есть мораль :)).

Как известно, человек (он же homo sapiens) — существо думающее, а порой даже чересчур. С одной стороны, это-таки хорошо, ибо перед тем как принять решение он все взвешивает, оценивает риски и т.п., а с другой стороны — именно на это обдумывание (что в итоге перерастает в сомнения) тратится колоссальное количество времени. Поэтому мой Вам совет по планированию дел и прочим вещам — отключите свою «излишнюю думалку» и включите «делалку» 🙂

Шутки шутками, но я имею в виду — всегда делайте запланированные дела без лишних сомнений (типа: делать — не делать, ой, а вот вдруг не получится, ой, ну в понедельник, может, начну, ой, а может лучше заняться вот этим, а не тем) и затрачивайте энергию/время на действия, а не на бесконечные размышления. Результат не заставит себя долго ждать, и уже совсем скоро Вы приятно удивитесь, как много стали успевать, со скольким управились и что теперь можете прочитать за раз не две, а уже целых три статьи на своём любимом проекте, а это есть хорошо 🙂

Как говорится.. «Гутен Абен!» и до новых встреч на нашей.. cис.админской волне. Тут Вы никогда не попадете в штиль, а вот ветер из урагана статей накрыть вполне может 😉 В общем, всё для Вас, оставайтесь на связи.

P.S.: Как и всегда, ждем Ваших активных комментариев, вопросов и т.п., а кроме того, делитесь своими секретами организации рабочего процесса, планирования повседневной деятельности — что или кто Вам в этом помогает (особенно в плане мобильных решений)? Пишите, интересно будет полюбопытствовать :)P.P.S.: За существование данной статьи спасибо члену команды 25 КАДР

Расскажите мне об основных понятиях GTD, которые надо знать

Рутина — это те дела, мысли и заботы, которые беспокоят, отвлекают и тратят энергию. Пока рутина не переведена в задачи, её невозможно контролировать. Обдумывание одних и тех же проблем несколько раз — это неэффективное использование творческой энергии, которое порождает разочарование и стресс.

Оперативная память человека — область мозга, где находится кратковременная память. Именно туда мы обычно складываем текущие незавершённые дела, данные другим людям обещания и прочие мысли, которые нас беспокоят. К сожалению, есть предельный объём рутины, которую вы можете хранить, чтобы мозг нормально функционировал. Если ваша оперативная память переполнена, вы отвлекаетесь на мелкие дела и забываете про свои цели, что приводит к стрессу.

Инструменты для сбора информации — то, куда попадает информация и где вы фиксируете, что нужно сделать. Например:

  • органайзеры;
  • записные книжки;
  • электронная почта;
  • календарь;
  • диктофон.

Корзина «Входящие» — единое хранилище для рутины, которую вы превращаете в дела и задачи. Одно из самых важных правил работы с корзиной «Входящие» — это её регулярная очистка.

Простые действия — одношаговые действия, для выполнения которых нужно меньше двух минут. На практике удобнее отводить на такие дела пять минут.

Проект — задача, для выполнения которой требуется больше одного шага. Нужно оставить напоминание о проекте и описать первые шаги по его выполнению. В итоге проект превращается в простое действие, которое можно выполнить в ближайшие пять минут и получить конечный результат.

У проекта должна быть ссылка на карточку или файл, в котором описаны детали: ответственные, сроки выполнения, категория (например, «Маркетинг», «Юридическая часть», «Разработка»), ссылки на более мелкие карточки с задачами. Подобную структуру удобно организовывать в Trello.

Контекстный список — список дел, которые удобно выполнить при определённых условиях. Например, в контекстном списке «Покупки» будет список вещей и продуктов, которые нужно купить в магазине. В списке «Звонки» может быть список звонков, которые нужно сделать, когда вы будете свободны.

Оцените статью
Понравилась статья?
Комментарии (0)
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит
Добавить комментарий
Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *